Posta hesabı nasıl askıya alınır ve silinir?
Bir çalışan ayrıldığında posta hesabını askıya alma, postaları devretme ve hesabı kalıcı olarak silme adımları.
Güvercin Posta Teknik Destek Ekibi · Yayın: · Son güncelleme:
Bir çalışan işten ayrıldığında ya da bir adres artık kullanılmadığında hesabı hemen silmek çoğu zaman doğru adım değildir. Bu makalede askıya alma ile silme arasındaki farkı ve güvenli bir kapanış sırasını anlatıyoruz.
Askıya alma ile silme arasındaki fark
Her iki işlem de panelde E-Posta Hesapları bölümünde, ilgili hesabın detay sayfasında yapılır.
| İşlem | Hesaba giriş | Gelen mailler | Eski postalar | Geri alınabilir mi? |
|---|---|---|---|---|
| Askıya Al | Yapılamaz | Kutuda birikmeye devam eder | Korunur | Evet, Aktifleştir ile |
| Hesabı sil | Yapılamaz | Adres artık yok | Kalıcı olarak silinir | Hayır |
Askıya alma, hesabı "dondurmak" gibidir: kimse giriş yapamaz ama adres yaşamaya devam eder ve müşterilerden gelen mailler kaybolmaz. Silme ise geri dönüşü olmayan bir işlemdir.
İşten ayrılan çalışan için önerilen sıra
- Hesabı askıya alın. Panelde E-Posta Hesapları bölümüne girin, hesabı açın ve Hesap durumu bölümünden Askıya Al düğmesine basın. Böylece ayrılan kişi (ya da şifreyi bilen başka biri) artık hesaba giriş yapamaz.
- Gelen mailleri yönlendirin. Aynı sayfadaki Yönlendirme bölümünde hedef adres olarak işi devralan kişinin adresini yazın. Eski kutuda da kopya kalmasını istiyorsanız Kopyası bu kutuda da kalsın seçeneğini işaretleyin. Ayrıntılar için e-posta yönlendirme makalesine bakın.
- Eski postaları devredin. Önemli yazışmalar yeni sorumluya aktarılmalıysa, hesap aktifken bir e-posta programıyla (IMAP) klasörleri başka bir kutuya kopyalayabilir ya da postaları yerel bir arşive alabilirsiniz. Bunun için hesabı kısa süreliğine Aktifleştir ile açıp işi bitince tekrar askıya alabilirsiniz.
- Bir süre bekleyin. Müşteriler ve tedarikçiler eski adrese yazmayı birkaç hafta sürdürebilir. Bu süreyi yönlendirmeyle karşılamak iletişim kopukluğunu önler.
- Hesabı silin. Artık gerekmediğinden emin olduğunuzda Hesabı sil bölümünü kullanın. Onay için adresi yazmanız istenir; tüm postalar kalıcı olarak silinir.
Adresi silmeden hesap sayısını serbest bırakmak
Paketinizdeki hesap sayısı sınırlıdır (paketinize göre 5, 10, 25 veya 50). Ayrılan kişinin adresi hâlâ mail alıyor ama ayrı bir kutuya ihtiyaç yoksa, postaları devrettikten sonra hesabı silip bu adresi işi devralan kişinin hesabına takma ad olarak ekleyebilirsiniz. Böylece eski adrese gelen mailler yeni kişinin kutusuna düşer ve bir hesap hakkı boşalır. Takma adlar ek ücret gerektirmez; ayrıntılar takma ad makalesinde.
Dikkat edilmesi gerekenler
- Silme işlemi geri alınamaz. Silmeden önce ihtiyaç duyulan yazışmaların başka bir yerde olduğundan emin olun.
- Askıdaki hesaba mail gelmeye devam ettiği için kutu dolabilir. Kota dolunca gelen mailler reddedilir; bu nedenle askıdaki hesaplarda yönlendirmeyi açık tutmak iyi bir uygulamadır. Bkz. kota ve depolama yönetimi.
- Profesyonel paketlerde depolama ortak havuzdadır; silinen hesabın kotası havuza geri döner ve diğer hesaplara dağıtılabilir.
Sık sorulan sorular
Askıya alınan hesaba gelen mailler kaybolur mu?
Hayır. Hesap askıdayken gelen mailler kutuda birikmeye devam eder. Hesabı Aktifleştir ile açtığınızda hepsini görürsünüz.
Silinen hesabı geri getirebilir miyim?
Hesap silindiğinde postalar kalıcı olarak silinir. Günlük yedekler olsa da geri yükleme garanti edilemez; silmeden önce mutlaka yedek alın ve gerekirse destek ekibimize danışın.
Silinen adresi daha sonra yeniden açabilir miyim?
Evet, aynı adresle yeni bir hesap açabilirsiniz; ancak eski postalar yeni hesaba gelmez.